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Microsoft Teams: colaboración y comunicación efectiva

Hoy dedicamos nuestro post del blog a Microsoft Teams, la solución de comunicación y colaboración que agrupa un conjunto de herramientas de chat, videollamada HD y de compartición de archivos en el cloud e información entre otras.

Las metodologías de trabajo han cambiado mucho en los últimos años y es habitual encontrar equipos de trabajo en las empresas con un gran nombre de recursos que trabajan a distancia, con diferente flexibilidad horaria y/o situaciones geográficas distintas. Este escenario plantea diversos retos a las compañías y Microsoft Teams ofrece una plataforma integrada para hacerles frente.

 

 

La ineficiencia de procesos; una realidad en todas las compañías

Las reuniones improductivas, no encontrar los archivos adjuntos en un e-mail o acertar con la última versión de un documento son escenas que se repiten continuamente en las empresas y que nos hacen ser realmente ineficientes. Todos y todas las hemos vivido y ya tenemos nuestros “trucos” para evitar algunas de estas pérdidas de tiempo. Microsoft Teams ofrece una plataforma all in one, que agrupa todas las herramientas de colaboración y comunicación en un único lugar para facilitar el trabajo del día a día a los recursos y equipos y hacerlos más fuertes y eficientes. A continuación, compartimos algunas de las ventajas de usar Micorosft Teams que la consultora Forrester Consulting ha podido confirmar en su estudio “Estudio del Impacto Económico TotalTM Microsoft Teams“.

 

Intercambio eficiente de información

La solución Microsoft Teams trabaja con tecnología probada que garantiza un correcto funcionamiento y por tanto un aumento de la eficiencia en procesos típicos como pueden ser las reuniones mediante videollamada, las comparticiones de pantalla, documentos y archivos…

La integración de Teams con el resto de soluciones de Office 365 permite crear reuniones y/o llamadas desde el calendario de Outlook, la fácil compartición de archivos en el cloud e incluso la co autoría y revisión de documentos en las herramientas de edición de Word, Excel y Power Point entre otras. Compartir la información en el cloud de una forma colaborativa y sencilla hace posible el ahorro de hasta 4 horas semanales de trabajo ineficiente.

 

Plataforma all in one

Microsoft Teams presenta una plataforma integrada que conecta y permite el acceso a todas las herramientas necesarias para la comunicación y colaboración en el día a día y desde cualquier dispositivo, lo que aumenta la eficiencia de los recursos y equipos, especialmente de aquellos que trabajan a distancia. Según el estudio de Forrester Consulting se pueden ahorrar hasta 45 minutos semanales gracias al uso de una aplicación capaz de agrupar todas las herramientas comunicativas en un único lugar.

 

Toma decisiones de forma más rápida e inteligente

Alojar toda la información en un único lugar que, además es accesible para todos, aporta grandes ventajas. Facilitar el acceso a la información relevante optimiza los procesos de toma de decisiones y reduce el tiempo de inactividad. El acceso a la información nos permite ser más eficaces, manteniendo el focus y por tanto mejorando los tiempos en los procesos de toma de decisiones en un 17,7%.

 

 

Escenarios que denotan la necesidad de una herramienta como Teams

Existen escenarios que avisan de las necesidad de implementar una solución de colaboración y comunicación efectiva. A continuación, compartimos algunas situaciones o características a identificar en estos casos.

• Necesidad clara de aumentar la productividad entre equipos
• Pérdida de tiempo e ineficiencia en reuniones improductivas o en procesos de comunicación entre equipos
• Los procesos de aprobación y toma de decisiones son lentos por falta de acceso a la información y comunicación
• Si se usan diversas herramientas para la comunicación y como consecuencia se pierde información
• La pérdida de información y la ineficiencia en su búsqueda

 

La aplicación Microsoft Teams aporta una mayor accesibilidad y visibilidad de la información a todos los recursos de la compañía, lo que permite que todos los usuarios puedan compartir conocimientos e información referente a la compañía, aumentando así el sentimiento de pertenencia y compartiendo la responsabilidad ante los objetivos y resultados del negocio.